Möchtest du deine Artikel direkt mit einer CSV-Datei in den ricardoAssistent importieren oder nach dem Verkauf wieder exportieren? Mit der folgenden Anleitung zeigen wir, wie du die Import- und Exportfunktion des ricardoAssistent nutzen kannst.
Das gängigste Format, um Daten deiner Angebote aus z.B. dem ricardoAssistent zu exportieren oder in diesen zu importieren, sind sogenannte CSV-Dateien. CSV steht für «Comma Seperated Values» was so viel bedeutet wie «Komma-getrennte Werte».
Es handelt sich um eine standardisierte Darstellung von tabellarischen Werten. Anstelle von verschiedenen Spalten, werden die einzelnen Werte einfach mit Kommata (oder manchmal auch mit einem anderen Trennzeichen, wie z.B. Punktstrich) getrennt.
Das Arbeiten mit CSV-Dateien ist nicht ganz trivial und eignet sich vor allem für Profis, respektive Benutzer mit einem hohen Erfahrungsschatz. CSV-Dateien werden oftmals und automatisch bei einem Export aus einem anderen Tool erstellt. So vereinfacht dies vor allem die Arbeit, wenn du bereits eine entsprechende Buchhaltungs-Software, Warenbewirtschaftungstool oder ein umfangreicheres ERP (Enterprise Resource Planning) einsetzt.
Beispielansicht als Tabelle:
Beispielansicht als CSV:
Kategorie, Artikelnummer, Titel, Untertitel, Preis
Computer & Netzwerk, 7245678654, MacBook Pro 15 Zoll, Retina-Display mit 2048 MB RAM, 789.00
Handy & Funk, 7245678655, iPhone5, 64GB / ohne SIM-Lock, 450.00
Der Vorteil von CSV-Dateien
Weil CSV ein standardisiertes Dateiformat ist, eignen sich CSV-Dateien, um aus verschiedenen Programmen Exporte zu generieren. Fast alle Datenbankprogramme – selbst Excel – und viele ERPs sind in der Lage, Listen als CSV-Dateien auszugeben, die Sie wiederum in andere Programme (z. B. den ricardoAssistent) importieren können.
Wichtig beim Import von einer CSV-Datei ist, dass die Spalten in der vom ricardoAssistent verlangten Reihenfolge angeordnet sind. Ansonsten kann es zu Fehlzuweisungen kommen. Ausserdem müssen alle Muss-Spalten vollständig mit einem Wert oder Text befüllt werden, damit der Import erfolgreich abgeschlossen werden kann. Im Folgenden führen wir dich durch die drei zentralen Schritte.
Schritt 1 – Vorbereitung
Um die vom ricardoAssistent vorgegebenen Spaltenreihenfolge einhalten zu können, empfehlen wir die Datei Import_Struktur_ricardo_Assistent_20161230 herunterzuladen. Im zweiten Tab findest du zusätzlich Erläuterungen zu den einzelnen Feldern. Bitte beachte, dass der Assistent ältere Versionen der Import-Struktur noch immer akzeptiert und deshalb kein Handlungsbedarf besteht, deinen Feed auf die neue Struktur anzupassen.
Übernimm die Spalten-Struktur sowie Bezeichnungen, damit der Import erfolgreich erfolgen kann.
Folgende Zeilen müssen zwingend einen Wert enthalten – bitte beachte auch das Eingabebeispiel.
Folgende Zusatzfelder empfehlen wir ebenfalls zu befüllen, so dass die Angebote möglichst vollständig im ricardoAssistent erscheinen:
Im CSV Import Dialog besteht die Möglichkeit, die aktuellen Ricardo Kategorien herunterzuladen. Das Excel enthält die Kategoriennummer, sowie die Kategorienbezeichnung auf Deutsch und Französisch.
Schritt 2 – Datei Speichern:
Speichere deine CSV-Datei ab. Wähle dazu den Datei-Typ «CSV (Trennzeichen-getrennt)» aus und wählen unter «Tools» (siehe PrintScreen) die Funktion Weboptionen aus. Aktiviere unter «Codierung» das Format «Unicode (UTF-8)» und bestätige dies mit «ok». Nun kannst du das Dokument speichern.
Schritt 3 – Import der Datei
Beim Import in den ricardoAssistent gilt es zu beachten, dass der Import lediglich in die Entwürfe vorgenommen werden kann. Je nach Arbeitsweise, lohnt es sich einen neuen Ordner anzulegen (bspw. Import 21.07.2014). Dies ermöglicht ein einfaches Auffinden deiner importierten Artikel. Klicke auf den Pfeil bei «Erstellen» und wählen «aus CSV Import» an. Wähle als nächstes den entsprechenden Zielordner an (bspw. Import 21.07.2014) und durchsuche anschliessend den Explorer nach deiner Datei (z.B. ricardoAssistent_Vorlage) und klicke auf «öffnen».
Bei erfolgreichem Import erhältst du umgehend folgende Bestätigung:
Der Entwurf befindet sich in den Entwürfen im zuvor angewählten Ordner, z.B. Import 21.07.2014.
Die Exportfunktion von Ricardo dient dazu, dass du Artikel über eine CSV-Datei direkt aus dem ricardoAssistent exportieren kannst, um die Artikel anschliessend in ein anderes Buchhaltungs- oder Warenbewirtschaftungstool zu importieren. Es ist auch möglich die exportierte CSV-Datei als Excel-Datei zu speichern, um die Artikel im Excel weiterzubearbeiten.
CSV-Exporte aus dem ricardoAssistent sind sowohl für die Entwürfe, wie auch für die verkauften Artikel möglich. Wichtig zu beachten ist dabei, dass lediglich der Ordner „Verkäufe“ exportiert werden kann und keine einzelnen Artikel. Im Folgenden wird erklärt, wie du eine CSV-Datei exportieren kannst.
Schritt 1 – Export vorbereiten
Klicke im ricardoAssistent auf «Verkaufte Artikel». Wähle anschliessend im Ordner «Verkäufe» (kann nicht umbenennt werden) den weissen Pfeil. Damit öffnet sich der Menüpunkt «Exportieren».
Schritt 2 - Export konfigurieren
Wähle aus folgenden Einstellungen, um das Exportfile zu konfigurieren:
Eingrenzung des Zeitraums nach Verkaufsdatum (Verkaufte Artikel können bis maximal 60 Tage nach Verkaufsdatum exportiert werden)
Filtern nach Bezahl- und Versandstatus
Export aller Spalten oder nur jener der aktuellen Ansicht
Ausschluss bereits exportierter Transaktionen
Schritt 3 – Exportieren
Klicke auf «Exportieren» und die CSV-Datei wird automatisch gemäss Konfiguration generiert und heruntergeladen.
Schritt 4 – Exportierte Datei speichern
Der Dateiname wird automatisch vergeben (export_csv_aftersales_DD.MM.YYYY HH.MM.SS, bspw. export_csv_aftersales_22.07.2014 11-23-47 für die Datei, die am 22.07.2014 um 11.23 Uhr 47 sek. erstellt worden ist), kann jedoch beim Speichern individualisiert werden. Die Datei steht dir nun für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
