En quelques étapes, vous pouvez, avec un fichier CSV, importer les listes de vos articles directement dans l’assistant ricardo, ou les exporter après la vente. L’article suivant vous explique comment utiliser les fonctions importation et exportation de l’assistant ricardo.
Les fichiers CSV se créent souvent automatiquement lors de l’exportation de données depuis un certain outil (tel qu’un logiciel de comptabilité, un outil de gestion des stocks ou un système ERP plus exhaustif). Il s’agit d’une représentation standardisée de valeurs sous forme de tableau. Au lieu d’être divisées en colonnes, les différentes valeurs sont séparées par une virgule ou par un point-virgule (voir l’exemple).
Visualisation sous forme de tableau:
Visualisation en format CSV:
Ordinateurs & Réseaux, 7245678654, MacBook Pro 15 pouces, Retina Display, RAM 2048, 798.00
Téléphonie & Radiocom, 7245678655, iPhone5, 64GB / sans SIM lock, 450.00
L’avantage d’un fichier CSV
Comme il s’agit d’un format de fichier standardisé, CSV est idéal pour transférer des données entre deux systèmes. Presque tous les logiciels de base de données (même Excel) ainsi que de nombreux ERP peuvent créer des listes en format CSV et donc importer des données par le biais d’un fichier CSV. Or, l’utilisation de fichiers CSV demande quelques connaissances techniques et s’adresse donc plutôt aux utilisateurs expérimentés.
Pour importer un fichier CSV, il faut veiller à ce que les colonnes soient dans l’ordre prescrit par l’assistant ricardo. Sinon, il peut en résulter des erreurs d’attribution. De plus, pour une importation réussie, il est indispensable d’insérer une valeur ou un texte dans les colonnes obligatoires. Nous vous présentons ci-dessous trois étapes essentielles.
Etape no 1 – préparation:
Pour savoir dans quel ordre présenter les colonnes selon les prescriptions de l’assistant ricardo, nous vous recommandons de télécharger le fichier Import_Struktur_ricardo_Assistent_20161230_FR.
- Reprenez la structure des colonnes ainsi que les descriptions pour bien réussir l’importation
- Veuillez noter qu’à chaque ligne, certaines colonnes doivent obligatoirement contenir une valeur (voir la liste ci-dessous)
- Nous vous recommandons de remplir les champs supplémentaires suivants pour une insertion aussi détaillée que possible dans l’assistant ricardo.
Dans le dialogue d’importation du CSV, il est possible de télécharger les catégories Ricardo actuelles. L’Excel contient le numéro de catégorie ainsi que le nom de la catégorie an allemand et en français.
Etape no 2 – enregistrer le fichier:
Pour enregistrer votre fichier CSV, sélectionnez le type de fichier «CSV (séparé par des séparateurs)» et choisissez sous «Outils» (voir capture d’écran) la fonction «Options web». Choisissez ensuite, sous l’onglet «Codage», le format «Unicode (UTF-8)» et confirmez votre choix par «OK». Vous pouvez maintenant enregistrer votre document
Etape no 3 – importer le fichier:
Veuillez noter que l’importation dans l’assistant ricardo se fait uniquement sous «Ebauches». Selon votre mode de travail, il est préférable de créer un nouveau classeur (p. ex. Importation 21.07.2014). Vous trouverez plus facilement vos articles importés. Cliquez sur la flèche près de «Créer» et choisissez «Importer». Sélectionnez ensuite votre classeur de destination (p. ex. Importation 21.07.2014) et lancez une recherche sous Explorer pour trouver votre fichier (p. ex. Assistantricardo_modèle) et cliquez sur «Ouvrir».
Vous recevrez une confirmation dès que l’importation sera complétée.
Vous trouverez votre ébauche sous «Ebauches», p. ex. Importation 21.07.2014, dans le classeur que vous avez choisi.
La fonction d’exportation de l’assistant ricardo permet d’exporter les listes de vos articles directement via un fichier CSV; ces listes peuvent ensuite être importées dans un autre système. Vous pouvez aussi enregistrer ce fichier CSV comme fichier Excel pour ensuite remanier vos articles en Excel.
Les exportations CSV depuis l’assistant ricardo sont possibles aussi bien pour les ébauches que pour les articles vendus. Notez que vous ne pouvez exporter que des classeurs et non des articles individuels. Ci-dessous, nous vous expliquons en trois étapes comment exporter un fichier CSV.
Etape no 1 – préparer l’exportation:
Dans l’assistant ricardo, cliquez sur «Articles vendus». Sélectionnez ensuite la flèche blanche dans le classeur «Articles vendus». Cela ouvre «Exporter» dans la barre de menu.
Etape no 2 – configurer l'export:
Choisissez parmi les paramètres suivants pour configurer le fichier d'exportation:
- Limitation de la période après la date de vente (des articles vendus peuvent être exportés dans un délai maximal de 60 jours après la date de vente)
- Filtrer par statut de paiement et de livraison
- Export de toutes les colonnes ou seulement de celles actuellement visibles
- Exclusion des transactions déjà exportées
Étape 3 - Export:
Cliquez sur "exporter" et le fichier CSV en fonction de la configuration va être automatiquement généré et téléchargé.
Etape no 4 – enregistrer le fichier exporté:
Le nom du fichier est automatiquement créé (export_csv_aftersales_DD.MM.YYYY HH.MM.SS, p. ex. export_csv_aftersales_22.07.2014 11-23-47 pour le ficher créé le 22.07.2014 à 11 h 23 min 47 s). Vous pourrez toutefois le renommer à votre guise au moment de l’enregistrement. Maintenant, le fichier peut être remanié s’il le faut.
